La numérisation de la communication de l’entreprise a donné lieu à de nouvelles opportunités pour les organisations afin de rationaliser les processus internes et d’améliorer les pratiques obsolètes. Les technologies conçues pour l’efficacité, la sécurité et la vitesse transforment la façon dont les entreprises fonctionnent. L’adoption des portails digitaux en est une parfaite illustration.
Stéphane Tallieu, directeur des ventes et du développement du marché pour Diligent France
Qu’est-ce qu’un portail digital pour conseil d’administration ?
A la base, un portail digital est un logiciel qui permet au conseil d’administration et à la direction de l’entreprise de communiquer, de collaborer et d’échanger des informations de manière plus sûre et plus efficace.
Les portails du conseil d’administration sont devenus des outils essentiels pour les secrétaires d’entreprise, les administrateurs de bord, les administrateurs et l’équipe de direction. Dans le passé, les administrateurs se limitaient à produire et à distribuer du matériel de bord comme les agendas de réunions et les documents d’information, manuellement et sous forme imprimée. Avec des administrateurs souvent répartis dans le monde entier, les secrétaires doivent compter sur les services des postes pour fournir des documents aux destinataires à temps ou utiliser le courrier électronique, même si ce dernier ne fournit pas le niveau de sécurité nécessaire à l’échange de telles informations. Il est en outre difficile d’effectuer des modifications de dernière minute lorsque les documents ont été imprimés.
Avec un portail pour conseil d’administration cependant, les administrateurs peuvent avoir accès à toutes ces informations, les examiner et les réviser en temps réel et partager facilement les documents numériques qui en résultent avec les participants à la réunion. Les portails des conseils ont révolutionné la façon dont les équipes de soutien du conseil d’administration fonctionnent, fournissant plus de contrôle sur le cycle de réunion, le processus de développement du matériel de la réunion du conseil et la communication globale entre les participants au conseil d’administration. Les portails pour conseil d’administration ont également changé la façon dont les administrateurs s’engagent avec les informations liées au conseil, fournissant une solution sans papier sécurisée qui peut être consultée sur n’importe quel appareil, n’importe où et n’importe quand.
Avantages pour le conseil d’administration
Les avantages de l’utilisation d’un portail sont nombreux. Les portails du tableau peuvent :
• rationaliser la communication du conseil et améliorer la productivité ;
• soutenir les secrétaires d’entreprise et les administrateurs du conseil dans la création, la révision et la distribution des matériaux du conseil, ce qui facilite le respect des délais serrés ;
• conserver la documentation confidentielle de la réunion du conseil et les données confidentielles de l’entreprise en toute sécurité.
Rationaliser la communication du conseil
Le sondage financé par Diligent auprès de 300 dirigeants d’entreprise par le secrétaire général a révélé qu’il existe un besoin urgent et continu de logiciels qui facilitent le partage de contenu entre tous les administrateurs. L’étude «Tendances dans l’adoption du portail du conseil» a révélé que 33 % des dirigeants ont au moins un membre du conseil d’administration qui participe à des réunions à distance un quart du temps, tandis que 30 % ont déclaré qu’un quart de leurs administrateurs ne vivaient pas dans la ville où est basée l’entreprise. Les portails du conseil d’administration aident les administrateurs et les dirigeants à gérer les complexités liées à la dispersion géographique des administrateurs.
Faciliter la gestion administrative
Gérer les livres de bord, les procès-verbaux, les déclarations de procuration, les dossiers de l’entreprise, les transferts d’actions et de dividendes, et l’engagement des actionnaires, les secrétaires doivent assumer d’importantes responsabilités, malgré un temps souvent réduit pour s’acquitter de leurs fonctions. En rationalisant le flux de travail et en donnant aux utilisateurs la possibilité de réviser, publier et distribuer des documents sans délai, les portails digitaux maximisent la productivité du personnel administratif et atténuent les complications inutiles. Les secrétaires peuvent ainsi accorder ou limiter l’accès aux données de l’entreprise pendant les périodes de transition, comme l’embarquement et les départs des administrateurs.
Préserver le savoir de l’entreprise et les données sensibles sécurisées
Selon la dernière publication de Deloitte sur la cybercriminalité, la perte annuelle liée à la cybercrimininalité s’élève à environ 500 milliards de dollars dans le monde, la cybersécurité devient prioritaire pour les organisations. Selon l’indice 2016 Cyber Security Intelligence d’IBM X-Force Security, le nombre d’incidents de sécurité a augmenté de 64 % entre 2014 et 2015 et le volume des infractions continue de croître.
Etant donné que les portails digitaux stockent des informations confidentielles clés, leur niveau de sécurité doit être particulièrement élevé. Les portails digitaux ont le potentiel de garder les données en sécurité en effectuant régulièrement des tests de pénétration, en obtenant des certifications tierces qui prouvent qu’ils utilisent une approche systématique pour gérer et protéger les informations sensibles de l’entreprise et du client et utiliser un cryptage minimum de 128 bits pour le client. Les fournisseurs qui revendiquent toutes les mesures disponibles pour protéger les données de l’entreprise deviennent des partenaires indispensables dans la communication et la gestion du conseil.
Les points clés d’un portail digital
L’entreprise comptable BDO a défini un processus en dix étapes nécessaire pour choisir la solution de portail appropriée :
• Définir des objectifs pour la solution du portail
• Évaluer la portée de l’accès – qui utilisera le portail ? pour quels besoins ?
• Evaluer les solutions de sécurité par les différents fournisseurs
• Désigner les décideurs qui seront responsables de la sélection d’un portail
• Définir le budget et le coût de la solution
• Demander qui mettra en œuvre la solution, ainsi que les protocoles et les procédures d’utilisation
• Déterminer qui exploitera le portail du conseil et sera le point de contact pour le fournisseur
• Examiner qui va former les membres du conseil à l’utilisation de l’outil
• Décider des mesures qui serviront à mesurer l’engagement du portail et le retour sur investissement
• S’interroger sur les solutions de formation continue qui permettront à l’entreprise et son personnel de se tenir à jour des nouvelles pratiques du portail
Une évaluation complète et rigoureuse du fournisseur de solutions est ainsi essentielle, avec une attention particulière sur trois facteurs essentiels.
L’aide apportée au conseil et à la gouvernance
Les portails qui offrent une application mobile, par exemple, ont plus de valeur, car ils permettent aux administrateurs de se connecter en dehors de l’environnement de la réunion, de stimuler la production stratégique et d’améliorer les relations avec les directeurs. Recherchez également un portail digital avec un module d’enquête qui permet aux administrateurs de :
• créer, éditer et distribuer des questionnaires sur les administrateurs et les agents ;
• accéder à la bibliothèque de gouvernance avec l’espace de stockage pour loger les documents du conseil d’administration passés et présents, comme les rapports des investisseurs, les relevés de résultats et les communiqués de presse ;
• consulter les mises à jour et les révisions en temps réel.
Les outils d’évaluation du conseil qui permettent d’analyser facilement les performances du tableau ont également un avantage. En général, les fournisseurs qui offrent une solution de conformité modulaire avec des options d’utilisation flexibles sont mieux équipés pour offrir un retour sur investissement élevé.
Le service client
Le service à la clientèle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et qui fournit aux clients une aide d’une personne réelle, plutôt que d’un système automatisé, est essentiel afin que les utilisateurs aient accès à l’assistance lorsqu’ils en ont le plus besoin.
En ce qui concerne l’évaluation du portail, la facilité d’utilisation ne s’applique pas seulement à la façon dont un portail est structuré, mais aussi à ce qui se passe sur le back-office et à la manière dont le fournisseur a l’intention de fournir une formation continue, un dépannage et un support expert. Selon le site www.Corporatesecretary.com, près de 70 % des utilisateurs d’un portail se disent «très satisfaits» du service client qu’ils obtiennent auprès des fournisseurs, et Diligent reçoit la meilleure note d’opinion favorable.
La réputation du fournisseur
La réputation du fournisseur du portail et de sa technologie ne doit pas être négligée.
• Depuis combien de temps le fournisseur est-il spécialisé dans le logiciel de portail ? A-t-il gagné des prix pour ses produits et ses services à la clientèle ?
• A quelles organisations professionnelles appartient-il ? Comment ces relations améliorent-elles le produit ?
• Dispose-t-il d’un bilan régulier de leur performance ?
Ces caractéristiques fournissent une indication claire de sa réputation, de sa connaissance des opérations commerciales, de ses clients et de leur dévouement pour répondre aux besoins des entreprises. Avec une présence mondiale, une équipe de développement de produits de plus de 60 personnes, la capacité d’offrir un soutien à la clientèle dans huit langues et plusieurs prix et apparitions sur la liste de classement Technology Fast 500 de Deloitte, l’engagement de Diligent envers ses clients va au-delà de la fourniture d’une technologie de pointe. Après dix ans et demi de succès, et une solution employée par plus de 140 000 administrateurs et dirigeants, Diligent continue d’améliorer son offre avec de nouveaux produits et fonctionnalités qui améliorent la convivialité, la sécurité et la valeur des efforts de gouvernance d’entreprise de nos clients.
