Par Marie-Pascale Witte, associée, GGV

Ainsi, le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2019, instaure un nouveau régime de lettre recommandée électronique (LRE). Il prévoit aussi bien une simplification du processus de notification de la LRE que des garanties renforcées pour ses utilisateurs.

A partir du 1er janvier 2019, la LRE sera équivalente à la lettre recommandée sur support papier.

La fiabilité du procédé est garantie par le recours aux services d’un «prestataire de services de confiance» certifié par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) et par les garanties supplémentaires apportées par le décret du 9 mai 2018 au sujet de :

- l’identification préalable de l’expéditeur et du destinataire ;

- la preuve de dépôt par l’expéditeur des données et du moment de ce dépôt ;

- la preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de cette réception ;

- l’intégrité des données transmises.

Le décret du 9 mai 2018 prévoit que la procédure de l’envoi d’un recommandé électronique obéira aux règles suivantes :

- le prestataire doit remettre à l’expéditeur la preuve du dépôt électronique du recommandé et devra conserver cette preuve durant un an (ainsi que le fait actuellement La Poste pour les envois recommandés sur support papier) ;

- le prestataire doit informer le destinataire par voie électronique qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant quinze jours à compter de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception (à l’instar de la possibilité offerte au destinataire d’un avis de passage d’aller retirer ou non le pli recommandé à La Poste) ;

- le destinataire n’est à ce stade pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandé électronique (à l’instar d’une lettre recommandée papier) ;

- si le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée, celle-ci lui sera transmise par le prestataire ;

- le prestataire devra conserver une preuve de la réception par le destinataire de la lettre recommandée pendant un an ;

- en cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire devra mettre à la disposition de l’expéditeur la preuve du refus ou de la non-réclamation et la conserver pendant un an.

L’utilisation de la LRE pourra donc être préconisée dans les relations de travail et constituer un procédé rapide et fiable de communication de documents tels que des attestations, des certificats d’arrêt de travail ou de grossesse, d’envoi de proposition de modification du contrat de travail pour un motif économique, de renonciation à une clause de non-concurrence ou de notification de réponses aux demandes des salariés ou de sanctions disciplinaires.

L’employeur, s’il souhaite mettre en œuvre ce procédé de notification, devra au préalable recueillir le consentement du salarié. A cet effet, une clause pourrait être insérée dans le contrat de travail à travers laquelle le salarié consentirait expressément à recevoir des LRE.

S’il est envisageable, à compter du 1er janvier 2019, le recours au recommandé électronique dans une procédure de licenciement nécessitera néanmoins des adaptations et transpositions à certaines règles jurisprudentielles, telles que :

- la fixation du point de départ du préavis à compter de la date de première présentation d’une lettre recommandée sur support papier : s’agira-t-il de la date d’envoi du courriel informant le salarié qu’une LRE lui est destinée ?

- la fixation de la date de la rupture du contrat de travail à la date d’envoi de la LRE de notification du licenciement : s’agira-t-il, comme on peut le supposer, de la date de dépôt électronique du recommandé auprès du prestataire ?

En outre, l’intérêt de l’utilisation du service de recommandé électronique pour l’envoi d’une convocation à un entretien préalable au licenciement, d’une lettre de licenciement ou d’un autre mode de rupture du contrat de travail pourrait trouver ses limites dans les règles fixées par le décret pour l’émission et la conservation des preuves de dépôt et de réception des notifications correspondantes.

En effet, le prestataire de services n’est pas tenu de délivrer expressément à l’expéditeur une preuve de la réception de cette lettre par le salarié et ne devra conserver cette preuve que durant un délai d’un an.

Ceci pourrait s’avérer problématique pour l’employeur en cas de survenance d’un litige prud’homal intervenant à la suite d’une action soumise à un délai de prescription plus long (relative au salaire, à la réparation d’un dommage corporel ou à une discrimination et au harcèlement moral ou sexuel).

Enfin, outre la problématique de la conservation des données électroniques, se posent de nombreuses autres questions. Ainsi, on peut s’interroger sur la façon dont s’opéreront, en pratique, les vérifications d’identité de l’expéditeur et du destinataire. De même, la question se pose de savoir comment il sera possible de s’assurer que l’adresse électronique fournie par le salarié à son employeur est suffisamment sécurisée, comment les preuves électroniques de dépôt ou de réception pourront être conservées et si la LRE pourra être utilisée hors des frontières du territoire national, par exemple par un employeur ayant son siège à l’étranger ou à destination d’un salarié résidant hors de France.

La dématérialisation de lettre recommandée pourrait contribuer, dès janvier 2019, à simplifier les échanges entre salariés et employeurs, sous réserve de la clarification de ces différentes questions, de façon que ce nouveau procédé de notification soit juridiquement sûr.