Dernier-né de la fonction « operations », le « legal operations officer » s’installe doucement dans les directions juridiques françaises. Inconnu il y a six ans, le terme fleurit sur les réseaux sociaux. Plus particulièrement sur LinkedIn où les juristes se qualifient de plus en plus comme tels. Alors simple effet de mode ? Pas tout à fait. L’idée de cette fonction, venue tout droit des Etats-Unis, est de simplifier la gestion quotidienne de la direction juridique afin d’améliorer le niveau de service fourni aux clients internes. « La fonction juridique à un niveau macro est celle qui a le plus crû ces dernières années », rappelle Olivier Chaduteau, associé de PwC Legal Business Solutions. Les directions juridiques se sont étoffées et leurs responsables ont pris de l’importance dans l’entreprise. Comme les autres départements, les directions juridiques ont dû faire de la transformation numérique et de l’IA des chantiers prioritaires. A cela s’ajoutent la gestion des connaissances des équipes et la gestion contractuelle. « Les directions juridiques ont compris qu’il fallait optimiser le temps des juristes et que pour cela il était nécessaire de s’équiper d’outils et de spécialistes », insiste Olivier Chaduteau. Au point de recruter un legal operations officer ? « Généralement, c’est la question du CLM, c’est-à-dire la structuration des données contractuelles et commerciales, qui est l’élément déclencheur », explique Emilie Calame, fondatrice de Calame Consulting.

Néanmoins, d’après une étude réalisée par PwC, en 2023, 60 % des legal operations officers étaient en poste depuis moins de deux ans. La plupart des directions juridiques, hormis celles des grands groupes, se demandent encore à partir de quand elles ont besoin d’une telle fonction et pour quelles missions exactes. Elles considèrent souvent être plutôt à la recherche d’un juriste contrat IT. « Les entreprises n’ont pas encore compris que le legal operations officer est un poste à part entière. La fonction est trop réduite à la digitalisation », regrette Delphine Bordier, legal ops externalisée et réalisatrice du podcast « Tout droit tout simple ». Pour les aider à mieux appréhender ce métier, Emilie Calame a réalisé une fiche de poste complète dans son livre « Legal operations », le premier sur les legal operations officer en France. La spécialiste y dresse, notamment, la liste des compétences nécessaires. Ni magicien ni fée, le legal operations officer est un facilitateur. « Il pose la question de comment créer de la valeur quand on est une direction juridique », insiste Delphine Bordier. « Il doit être rattaché au directeur juridique, il est autant dans la stratégie que dans l’exécution », confirme Olivier Chaduteau.

Concrètement, le legal operations officer commence par dresser un état des lieux du fonctionnement du département juridique. Celui-ci diffère d’une entreprise à l’autre évidemment, mais les interrogations sont similaires : est-ce que les juristes s’occupent majoritairement de contrats ? Plutôt du contentieux ? De la négociation ? Des délégations de pouvoirs ? Un mélange de tout ? Cette feuille de route s’établit en cartographiant les besoins des parties prenantes, les compétences de chaque juriste, les objectifs à atteindre. C’est pourquoi « la plupart des legal operations officers sont des juristes d’entreprise déjà rompus à la vie d’une direction juridique », témoigne Audrey Déléris, manager au sein du cabinet de recrutement Fed Legal. Le profil type de ce poste ne peut pas être encore dressé par manque de données, mais les juristes restent les plus à même de remplir parfaitement cette fonction. « Il faut avoir des compétences pour benchmarker des outils, faire le marketing de la direction juridique, notamment », ajoute la recruteuse, connaisseuse des professionnels du droit.

Une fois le bilan établi et les objectifs fixés, le legal operations officer va prioriser les problèmes. Il se transforme alors en chef de projet. Il coordonne et articule les informations entre toutes les parties prenantes de l’entreprise. Certaines solutions, comme la suite Office, peuvent être mises en place rapidement. D’autres, tels que les outils CLM, demandent la réalisation d’un cahier des charges et la mise en place d’un appel d’offres. « La multiplication des outils fait que les juristes se perdent. Le legal operations officer va simplifier leurs utilisations et faire le tri lorsque cela est nécessaire », développe Delphine Bordier. A lui de trouver le bon équilibre entre le gain de temps et donc la valorisation de la direction juridique et le sujet de la cybersécurité, très prégnant dans les grandes entreprises, qui est souvent un frein à l’usage. Cette charge requiert de la part du legal operations officer une veille précise des outils technologiques. « Les entreprises se disent encore trop souvent que la personne peut apprendre sans formation particulière », regrette Emilie Calame. Pourtant, des formations se sont développées ces dernières années. Un diplôme universitaire « Transformation numérique du droit » proposé par Paris I existe depuis 2022. Et depuis 2023, l’EDHC Augmented Law Institute propose, en partenariat avec Day One, une formation certifiante legal operations.