Dans une décision du 11 juillet, le Défenseur des droits a reproché à une entreprise de n’avoir pas respecté les règles en matière d’enquête en cas de suspicion de harcèlement sexuel. Si le périmètre d’une investigation interne varie d’un dossier à un autre, il n’en demeure pas moins que certaines bonnes pratiques permettent d’encadrer un processus qui s’inscrit souvent dans la durée.
« Quelles que soient les raisons ayant déclenché une enquête interne (rapport d’audit, article de presse, lanceur d’alerte), il y a quelques principes directeurs qu’il ne faut jamais perdre de vue tout au long de l’enquête pour en garantir la crédibilité », prévient en préambule Margot Sève, counsel au sein du cabinet d’avocats Skadden, Arps, Slate, Meagher & Flom. Si une enquête devient « externe », une entreprise a de fait tout intérêt à avoir documenté ses initiatives. Elle peut être certaine que tout sera passé à la loupe par les autorités compétentes intervenant à ce stade. De même, les actionnaires, le top management et autres parties prenantes seront en attente d’explications, preuves à l’appui. « L’entreprise – et le cas échéant, ses conseils – doivent faire preuve d’une forte mobilisation étant donné que la situation peut vite évoluer à mesure que de nouveaux risques sont identifiés. En vertu de la loi Waserman, un signalement interne ou externe aux autorités judiciaires est autorisé. Par exemple, un lanceur d’alerte peut s’impatienter de ne pas voir l’entreprise prendre des mesures d’investigations et de remédiation suffisamment vite en interne », rappelle l’avocate.
Assurer la conservation de la data
Une des premières mesures à prendre est de s’assurer de la préservation des données, quitte à retenir au début un périmètre un peu plus large que celui du fait générateur, par sécurité. Les suites logicielles bureautiques comme Outlook permettent de le faire sans trop de difficultés, dans le respect des exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD). « Perdre des éléments d’information – et donc de preuve – risque d’avoir de graves conséquences à l’égard des autorités et des régulateurs. Cela est susceptible d’être interprété comme une tentative d’obstruction. Une situation que l’entreprise doit à tout prix éviter », rappelle Margot Sève. « Lorsque l’enquête dépasse le cadre purement interne et qu’elle implique des autorités externes (ex. : concurrence, procureurs), la négociation du périmètre d’investigation à la fois temporel, géographique et organique peut prendre du temps. De fait, c’est un élément central dans la procédure », souligne-t-elle. Enfin, l’entreprise doit aussi préparer et sauvegarder la documentation précise et exhaustive des méthodes d’examen des données et des pièces collectées.
Préparer l’étape d’après…
En parallèle du déroulement de l’enquête, il est essentiel d’avoir en ligne de mire la phase de remédiation à laquelle il faut commencer à réfléchir le plus tôt possible. « Si l’entreprise se retrouve confrontée à une procédure réglementaire ou pénale, il sera préférable qu’elle puisse démontrer qu’elle a pris les mesures nécessaires et déployé les outils et procédures appropriés pour corriger le fait générateur de l’enquête. Ainsi, la société sera en mesure d’empêcher toute survenance de défaillances similaires. Le cas échéant, cela pourra lui épargner une procédure – souvent coûteuse – de “monitorat” ordonnée par les autorités », recommande Margot Sève.
Enquêteur interne, un métier très cadré
Dans une enquête interne, il est essentiel d’avoir un plan d’investigation définissant ce que l’on cherche. Cela peut sembler simple à énoncer mais parfois difficile à formaliser dans la réalité. La situation dont se plaint, par exemple, un lanceur d’alerte peut être floue et exiger une clarification avant même le lancement de l’enquête.
Un enquêteur doit garder de la distance, rester objectif et impartial, même si les griefs faits à une personne sont totalement avérés. Son rôle n’est pas de faire avouer quelqu’un. « Il n’y a ni coupable, ni prévenu, ni accusé dans une enquête interne. Mon rôle est de vérifier la matérialité des faits allégués (harcèlement, corruption, conflit d’intérêts, atteinte à la probité, etc.) », souligne Sandra Laham, directrice conseil chez Proetic, un cabinet de consulting en éthique et compliance. Son périmètre d’intervention est bordé par la loi, la jurisprudence, le mandat donné par l’entreprise et la méthodologie d’enquête qu’elle déploie. « Dans mes enquêtes, j’utilise la méthodologie américaine “Fraud Examiner” dont j'ai reçu la certification », indique-t-elle.
Une fois le rapport fini, soit l’enquêteur interne aura établi la matérialité des faits, soit cela n’aura pas été possible. Il ne faut pas oublier qu’il n’a que des moyens d’investigation légaux à sa disposition. Il ne peut pas saisir d’ordinateurs ou de téléphones personnels, ni vérifier des comptes bancaires. Cela est du ressort de l’autorité publique. « Pour ma part, j’émets des recommandations pour que l’entreprise complète ses procédures internes et améliore son organisation », précise la directrice conseil. De fait, la société, cliente de Proetic, reste maîtresse des suites à donner à l’enquête qu’elle aura commandée.
