Les entreprises le savent, elles peuvent, à tout moment, être visées par des enquêtes administratives et judiciaires. Il leur devient donc impératif de disposer, en amont, d’une bonne cartographie de leur système d’information afin de savoir où se situent les données pertinentes et quel en est le contenu. Des politiques efficaces de knowledge management, de compliance et d’e-discovery deviennent donc indispensables. Or, face à un environnement technologique évolutif, cette tâche est de plus en plus difficile. Rappelons que l’e-discovery désigne toute situation dans laquelle une entreprise peut être amenée à rechercher, en interne, une information stockée sur un support informatique (ordinateur, serveur, smartphone, etc.), afin de s’en servir comme élément de preuve dans le cadre d’un litige, d’une enquête menée par une autorité administrative (DGCCRF, administration fiscale) ou judiciaire.

Le nécessaire accompagnement des entreprises

En Europe, les outils d’e-discovery et d’enquêtes informatiques sont désormais couramment utilisés par la Commission européenne et par les autorités nationales de la concurrence autorisées à mener des perquisitions et à saisir les données électroniques des entreprises. La France et les Pays-Bas, selon le rapport «De nouvelles frontières dans l’e-discovery» publié par Kroll Ontrack, sont les pays européens qui ont pris le plus conscience de l’importance de ces processus. En effet, aux Pays-Bas, l’e-discovery va bien au-delà de la technologie pure. C’est une arme stratégique importante dans la recherche de preuves en cas de litige. Et c’est aussi un outil central des politiques d’éthique et de conformité des entreprises.

En France, l’Autorité de la concurrence teste depuis octobre 2014 une nouvelle procédure de scellés provisoires. C’est à l’entreprise visitée de signaler aux enquêteurs la présence de documents relevant de la protection du secret de la correspondance entre avocats et clients, dans les supports d’informations retenus au terme de la fouille. Face à ces nouveaux procédés, les sociétés ont choisi de faire appel à des prestataires extérieurs afin de stocker et de trier leurs données. «Nous constatons que, partout, les entreprises et les cabinets d’avocats continuent d’externaliser leurs besoins d’e-discovery», confirme Thomas Sely, business development manager, electronic evidence de Kroll Ontrack. En Allemagne, l’adoption des pratiques d’e-discovery a été fortement encouragée. Le droit allemand est, en effet, l’un des plus stricts en matière de protection des données. Et de nombreux investisseurs sont venus développer des gammes complètes de services. Les entreprises du sud de l’Europe ont, quant à elles, encore besoin d’être guidées dans le monde de l’e-discovery, et elles ne sont pas les seules. Celles de la zone Asie-Pacifique rencontrent des défis similaires à l’Europe, notamment en matière de traitement des données locales et d’accès à ces données. La plupart des entreprises de cette zone ne sont pas familières avec l’obligation de conserver les documents en prévention d’un éventuel contentieux.

L’e-discovery à moindre coût

Ce type de politique nécessite un investissement de la part du dirigeant, mais facilite la répartition, au quotidien, des tâches entre salariés. Une base de données à jour, où l’ensemble des documents existants dans chaque département est rassemblé, permet, pourtant, de gagner en efficacité et en productivité.

Au Royaume-Uni et aux Etats-Unis, berceaux de la discovery, les entreprises se posent la question de la place de l’e-discovery dans leur budget. «De manière plus générale, les entreprises s’impliquent de plus en plus dans la gestion de ces aspects avec les prestataires extérieurs pour mieux maîtriser les coûts et garder un certain contrôle sur la façon dont leurs données sont gérées», développe Thomas Sely.

Les sociétés anglo-saxonnes développent une relation étroite avec leurs fournisseurs afin de réduire les risques éventuels de la récolte des données et des coûts supplémentaires afférents.

Les entreprises concernées par ces questions répondent par un ajustement des méthodes de travail qui mènent à l’explosion des volumes de données. Il n’est pas rare que des «in-house counsels» soient recrutés pour collecter et traiter les données. Les cabinets d’avocats, sensibilisés à l’usage des preuves électroniques dans les litiges, mettent aussi en place des politiques de préservation des données. Sur les douze derniers mois, le sujet le plus important dans l’e-discovery américaine concerne effectivement l’usage accru de «predictive coding», aussi appelés «technology-assisted review» (TAR) par les tribunaux. Ces technologiques permettent de mieux cibler les données recherchées à moindre coût. «Les technologies de technology-assisted review (TAR) permettent aux documents d’être revus de manière plus cohérente», continue l’expert de Kroll Ontrack. Le renforcement de la cohérence des recherches préserve ainsi le nécessaire équilibre entre l’e-discovery et la protection des données personnelles.