Caroline André-Hesse et Jacques Messeca, associés au sein d’AyacheSalama

Face aux nombreuses interrogations et problématiques générées par l’épidémie de Covid-19, le cabinet a constitué, début mars, un groupe de travail sur ces sujets : «Ce groupe réunit plusieurs associés en droit social, fiscal, droit public, immobilier, contentieux et contrats commerciaux, soit les principales matières concernées par la crise, explique Jacques Messeca, associé en fiscalité. Nos clients et contacts peuvent également nous interroger via une adresse mail dédiée covid19@ayachesalama.com.» Parmi les sujets les plus fréquemment abordés, l’activité partielle et ses possibilités de mise en œuvre pour les entreprises non visées par un arrêté de fermeture, ou encore la gestion du cash par le biais fiscal avec les différents reports de charges. «Notre rôle consiste à accompagner nos clients en décryptant la loi au vu du contexte particulier», témoigne Jacques Messeca. «Il faut parfois faire des arbitrages entre l’application stricte d’un dispositif légal et une application plus souple justifiée par des circonstances exceptionnelles, poursuit Caroline André-Hesse, associée en droit social. Je pense par exemple au télétravail. L’employeur doit normalement fournir le matériel nécessaire et verser une indemnité au salarié visant à compenser l’utilisation d’une partie de son domicile pour son travail. Toutefois, lorsqu’une entreprise doit, du jour au lendemain, basculer la quasi-totalité de ses salariés en télétravail, l’application de ces dispositions paraît difficile.»

Un travail documentaire est par ailleurs réalisé par les différentes équipes afin de recenser les dispositifs prévus par les pouvoirs publics et rédiger des notes, disponibles sur le site du cabinet, sur les problématiques juridiques soulevées par cette crise sanitaire.

Concernant l’organisation interne, le télétravail est devenu la règle pour tous les avocats depuis le 16 mars. Un outil de vidéoconférence, Teams, permet aux associés de faire un point, chaque semaine, sur le suivi opérationnel du cabinet. Pour les salariés ne pouvant exercer leurs fonctions en télétravail, à l’image des équipes de secrétariat et des services généraux, une demande d’activité partielle a été effectuée. «Nous essayons toutefois de maintenir le lien avec eux via notamment la création d’un groupe WhatsApp, précise Caroline André-Hesse. Nous mettons également en place un dispositif de tutorat afin que les avocats puissent apporter un soutien scolaire aux enfants du personnel qui le souhaitent, en particulier pour les langues étrangères.»

Pierre-Sébastien Thill, président du directoire de CMS Francis Lefebvre Avocats

Avant même la proclamation du confinement, le cabinet a fortement restreint l’accès à ses locaux, en le limitant aux quelques personnes devant impérativement être sur place, à l’image des responsables informatiques. «De fait, aujourd’hui, plus de 90 % de nos effectifs sont en télétravail, et l’accès au cabinet est soumis à un protocole précis avec demande de dérogation», souligne Pierre-Sébastien Thill, président du directoire de CMS Francis Lefebvre Avocats. L’utilisation des outils de télé et visioconférence s’est également généralisée : pas moins de 116 conférences téléphoniques ont ainsi été organisées au sein d’une même journée.

Ce basculement dans le travail à distance a été facilité par une organisation préexistante. La grande majorité des documents et contrats du cabinet sont ainsi digitalisés et accessibles à distance. «Le principal enjeu a été de tripler la capacité d’accès simultanés à nos serveurs, précise Pierre-Sébastien Thill, mais cela a pu être réalisé en quarante-huit heures.» Le cabinet utilise par ailleurs des plateformes collaboratives avec certains clients : «L’accès est partagé entre nos équipes et celles de l’entreprise, chacun pouvant échanger des documents de manière sécurisée, poursuit-il. Nous pouvons également ajouter des documents produits par nos équipes de doctrine.» Ces dernières sont particulièrement mobilisées, avec les équipes du knowledge management et de la communication, pour produire des contenus sur les différentes problématiques juridiques. Une vidéo a par exemple été réalisée par Bruno Dondero, associé et professeur à l’Ecole de droit de la Sorbonne, sur l’organisation des assemblées générales durant la crise sanitaire. Ces contenus sont en train d’être structurés sur le site Law now, alimenté par les 72 bureaux du cabinet.

Enfin, au-delà des aspects organisationnels et techniques, cette crise pose aussi un défi relationnel : «Il est important de maintenir des contacts tant avec nos clients, que nous appelons régulièrement, qu’au sein de nos équipes, via notamment des groupes d’échange sur les réseaux sociaux. En cette période de confinement, il est essentiel de maintenir un lien social même virtuel !»