Par Sébastien Robineau, avocat associé, et Lucas Leroux, avocat, Homère

Société d’Avocats

Ainsi, pour les contribuables dont la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, la présentation des données comptables sous forme dématérialisée, qui n’était qu’une faculté, est devenue obligatoire. Cette obligation a été étendue à tous les contribuables tenus de présenter à l’administration fiscale des documents comptables. Ces dispositions de la troisième loi de finances rectificative pour 2012 sont entrées en vigueur le 1er janvier 2014. Elles ont fait l’objet de deux commentaires de l’administration fiscale, le 13 décembre 2013 (BOI-CF-IOR-60-40) et le 18 février 2014 (BOI-CF-IOR-60-40-10). (1)

1. Les contribuables concernés par cette nouvelle procédure sont les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, et qui sont soumis par le Code général des impôts à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables, dès lors qu’ils ont reçu un avis de vérification de comptabilité depuis le 1er janvier 2014.

En conséquence, cette nouvelle procédure ne s’applique pas aux contrôles fiscaux ayant débuté avant le 31 décembre 2013 et qui s’achèveraient en 2014.

Cette nouvelle procédure concerne donc toutes les entreprises françaises, relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) comme de l’impôt sur les sociétés (IS), mais également des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA).

Cette nouvelle procédure s’applique également aux succursales étrangères des sociétés françaises, puisque le résultat comptable de ces sociétés intègre nécessairement le résultat de leurs succursales étrangères. Après une hésitation, l’administration a finalement décidé que les succursales françaises des entreprises étrangères sont également soumises à cette obligation. Elles restent tenues de souscrire une déclaration de résultat en France et de présenter à l’administration française tous les documents comptables et les justificatifs à l’appui des résultats qu’elles déclarent et qui sont soumis à l’IS en France.

2. Les données concernées par cette nouvelle procédure sont toutes les écritures comptables des exercices vérifiés par l’administration. Par écritures comptables, il y a lieu de comprendre toutes les écritures enregistrées au cours de l’exercice vérifié, lesquelles doivent inclure les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture, à savoir les écritures d’à nouveau et les écritures d’inventaire (les écritures d’amortissement, les écritures de cession d’immobilisations, les écritures de dépréciation, les écritures de stock, les écritures de provisions et les opérations de régularisation), et les écritures de clôture. Le fichier des écritures comptables doit naturellement comprendre l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système informatisé de tenue de comptabilité.

En revanche, ne figurent pas dans cette liste des écritures comptables les éléments de comptabilité analytique et les comptes consolidés, même s’ils doivent par ailleurs être transmis à l’administration fiscale s’agissant des entreprises qui tiennent une comptabilité analytique, lorsque leur chiffre d’affaires de l’exercice excède 152,4 millions d’euros, s’il s’agit d’entreprises dont le commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement, ou 76,2 millions d’euros, s’il s’agit d’autres entreprises (art. 13 II du LPF) ; s’agissant des entreprises qui établissent des comptes consolidés sans condition de chiffre d’affaires (art. 13 III du LPF).

De même, ne figurent pas dans cette liste les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives comme les factures émises, les factures reçues, etc.

Le fichier des écritures comptables doit répondre aux normes techniques prescrites par l’administration (art. A 47 A-1 du LPF). Ces normes sont différentes selon que les exercices concernés ont été clos avant ou à partir de 2013. Le fichier doit correspondre à un fichier unique par exercice vérifié. Une première exception vise les entreprises pour lesquelles le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier. Dans ce cas, et après l’accord de l’administration, le contribuable pourra remettre plusieurs fichiers (semestriels, trimestriels ou mensuels) pour un même exercice. Une seconde exception vise les entreprises qui, en cours d’exercice, auraient décidé de changer de système de comptabilité informatique. Dans ce cas, il est admis que le contribuable remette, pour un même exercice, deux fichiers d’écritures comptables, à condition que le premier fichier soit généré par le premier système informatique et le second fichier soit généré par le second système, que les deux fichiers soient remis simultanément, que les premiers numéros d’écritures comptables du premier fichier correspondent aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et que les premiers numéros d’écritures comptables du second fichier correspondent aux écritures de reprise des soldes de la première partie de l’exercice.

3. Les périodes concernées par cette nouvelle procédure visent tous les exercices pour lesquels un avis de vérification de comptabilité a été adressé à compter du 1er janvier 2014.

En cas d’exercice déficitaire antérieur au premier exercice visé par l’avis de vérification, l’administration est fondée à vérifier cet exercice dès lors que le résultat déficitaire de cet exercice, éventuellement prescrit à la date de l’avis de vérification, a une incidence sur le résultat du premier exercice visé par l’avis de vérification. Dans ce cas, le fichier des écritures comptables de cet exercice déficitaire doit être produit dès lors que le contribuable vérifié tenait sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés pour cet exercice et si la comptabilité dématérialisée est conservée sous cette forme à la date de la vérification. Ces deux conditions sont naturellement cumulatives.

L’avis de vérification de comptabilité peut étendre la période vérifiée à l’exercice en cours. Dans ce cas, le fichier des écritures comptables saisies depuis le premier jour de l’exercice en cours devra être produit, même si toutes les écritures ne sont pas encore saisies (exemple : les écritures de clôture).

4. Le fichier des écritures comptables doit être remis à l’administration lors de la première intervention sur place (art. A 47-A I du Livre des procédures fiscales). Toutefois, pour les contrôles opérés en 2014, le fichier pourra être remis lors de la deuxième intervention sur place, et ce afin de permettre aux contribuables de se familiariser avec les contraintes de cette nouvelle norme. Cette mise à disposition du fichier des écritures comptables peut être assurée par une copie du fichier sur un CD, un DVD, une clé USB, un disque dur externe. Un document reprenant les éléments mis à disposition de l’administration est alors établi et signé par le contribuable et l’agent vérificateur.

La remise de ce fichier des écritures comptables fait courir le délai de trois mois à l’issue duquel, pour les PME dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas les limites du régime d’imposition simplifiée, la procédure de contrôle sur place doit prendre fin. En conséquence, le défaut de remise du fichier ou la remise d’un fichier inexploitable par l’administration comme la remise d’un fichier ne portant que sur un seul exercice vérifié ne fait pas courir le délai de trois mois. Il est donc essentiel pour les entreprises françaises de se tenir prêtes à l’éventualité d’un contrôle fiscal, car l’extraction du fichier des écritures comptables peut prendre du temps. Ce temps allongera d’autant le délai de la procédure de contrôle sur place.

5. La remise du fichier des écritures comptables entraîne deux conséquences majeures pour les contribuables vérifiés. La première conséquence est le paiement d’une amende de 1 500 euros en cas de défaut de présentation de la comptabilité sous format informatisé ou en cas de remise de fichiers qui ne seraient pas conformes aux formats attendus par l’administration. Cette amende est encourue pour chaque exercice pour lequel la copie du fichier n’est pas produite ou pour lequel la copie du fichier n’est pas conforme aux normes prescrites par l’article A. 47 A-1 du Livre des procédures fiscales. La seconde conséquence est la mise en œuvre de la procédure de taxation d’office avec la majoration au taux de 100 % des rehaussements.

(1). Cette actualité fiscale brûlante fera l’objet d’une conférence dispensée par maître Sébastien Robineau, avocat associé du cabinet d’avocats Homère, ainsi que par maître Lucas Leroux, avocat au sein de ce même cabinet. Cette conférence gratuite se tiendra le vendredi 4 avril de 8h30 à 10h00 dans les locaux du cabinet, au 28 rue de l’Amiral Hamelin à Paris (16e).