Par Brigitte Van Dorsselaere, Image Juridique

En cette période de crise et de souci de transparence accru, elle doit plus que jamais sensibiliser les autres directions à sa fonction et à son rôle stratégique. Elle communiquera utilement, tant en interne qu’en externe, sur le terrain en développant des actions d’information des autres services et sur le papier en se dotant de vrais outils de communication.

Informer et sensibiliser : la nécessaire circulation de l’information

Pour parvenir à prévenir le risque juridique dans l’entreprise, fonction essentielle de la direction juridique, encore faut-il que cette dernière puisse recueillir toutes les informations utiles, en temps utile, de la part des autres services ! A ces conditions seulement, elle sera en mesure d’identifier les risques dans l’entreprise, de les prévenir autant que possible, d’alerter les services concernés et enfin de les accompagner dans leurs actions (rédaction de contrats, clauses, négociations…).

En ce domaine, tout dépend, en amont, de la bonne circulation des informations entre les différents pôles de l’entreprise. Il s’agit, en conséquence, pour la direction juridique, de mieux faire savoir qu’une bonne circulation de l’information permet :

- d’éviter un certain nombre de litiges ;

- de limiter le nombre de procédures en justice ;

- d’aboutir à des négociations ;

- d’assurer une bonne gestion du patrimoine immatériel de l’entreprise (marque, brevet, dessins et modèles, logiciels, accords de confidentialité, clauses de non-concurrence…) ;

- de faire des économies.

Davantage travailler ensemble en amont

La direction juridique multipliera déjà utilement les occasions d’agir ensemble en amont, avant même la survenance d’éventuels litiges ou d’un besoin contractuel, en début de cycle du projet.

Il s’agit, à cet égard, sur le terrain, de notamment :

- travailler le lien étroit à entretenir avec les autres pôles de compétence, que ce soit dans le cadre de contentieux ou hors contentieux, en France ou à l’international ;

faire en sorte d’être associée aux différentes actions et décisions des autres services et, de façon plus large encore, à la gestion et à la stratégie de l’entreprise ;

se rencontrer (petits-déjeuners en interne, réunions, rendez-vous de présentation avec les nouveaux arrivants, séminaires, colloques…) ;

- informer (slides de présentation du service et de l’équipe…) ;

- former les nouveaux arrivants sur les contrats ou les risques liés aux activités de l’entreprise ;

- gérer les contentieux en sollicitant les autres fonctions afin de mieux comprendre les enjeux et de recueillir un maximum d’informations (concurrence déloyale, contrefaçon, dénigrement…) ;

- inciter les autres services à lui remonter des informations sur d’éventuelles actions ;

- participer à des groupes de travail dans l’entreprise aux côtés d’autres services…

Valoriser la fonction juridique pour valoriser l’image de l’entreprise

Au-delà du travail de communication à effectuer sur le terrain pour mieux échanger avec les autres services de l’entreprise, la direction juridique se dotera utilement de certains outils pour souligner son rôle clé dans l’entreprise, ce qui contribuera à valoriser et à fortifier l’image de l’entreprise elle-même.

A cette fin, la direction juridique s’attachera à montrer l’étendue de son activité, souvent trop peu connue :

- mieux décrire ses missions et surtout son rôle clé dans l’entreprise ;

- rendre des comptes sur le fonctionnement du service et sur le travail réalisé (l’éventail des actions, des plus petits aux plus gros projets) ;

- s’ouvrir sur les projets en cours, même non finalisés pour montrer le dynamisme et les avancées ;

- préciser ses interventions dans le cadre de contentieux, et aussi hors contentieux ;

- parler de ses actions à tous les niveaux (en France et à l’international), au sein de l’entreprise et éventuellement du groupe ;

- rappeler les outils élaborés par la direction juridique pour faciliter le quotidien dans l’entreprise (base de données, contrats, simplification des procédures…) ;

- présenter une analyse précise de ses coûts et des gains obtenus du fait de l’activité du service juridique ;

- en profiter pour expliquer ses choix (ex. : de ne pas recourir à des prestataires extérieurs, la direction juridique étant la mieux placée pour comprendre la stratégie et le process de l’entreprise) ;

- évaluer les économies générées grâce aux actions entreprises par le service juridique : litiges et procédures en justice limités, succès judiciaires obtenus, négociations et transactions abouties, non-recours à des prestataires extérieurs… ;

- décrire la gestion du patrimoine immatériel de l’entreprise : brevets, marque, dessins et modèles, accords de confidentialité, clauses de non concurrence…) et indiquer notamment le nombre de marques déposées… ;

- rappeler le nombre de contrats négociés et signés ;

souligner les actions engagées pour être à la pointe de l’expertise juridique dans tous les domaines d’intervention de l’entreprise (veille, formations suivies…) ;

- bien souligner l’importance de la synergie avec les autres services de l’entreprise, qui doit se maintenir et encore se renforcer à l’avenir.

Cette communication d’informations lui permettra de montrer que le service juridique assure une mission d’accompagnement, de prévention et d’anticipation des risques juridiques, qu’il se mobilise pour accompagner les différents services de l’entreprise et fournir les outils et les informations indispensables pour mieux anticiper les risques juridiques dans un monde en mouvement.

Le service juridique pourra, de ce fait, mieux négocier son budget, motiver/rassurer ses équipes juridiques et montrer qu’il participe au développement de l’entreprise et du groupe. Mieux communiquer sur son rôle clé et faire connaître sa bonne gestion juridique permet, en effet, de valoriser et de fortifier l’image de l’entreprise. Anticiper les risques, n’est-ce pas éviter des difficultés et créer de la valeur dans l’entreprise ?

S’ouvrir aux autres services en se dotant d’outils

La direction juridique pourra recourir à différents supports de communication pour valoriser sa fonction, notamment :

- une plaquette du service juridique ;

- une newsletter régulière ;

- sa présence sur le Net (réseaux sociaux), l’Intranet de l’entreprise ;

- un rapport d’activité annuel, outil classique de communication remis au goût du jour, de plus en plus utilisé pour répondre au besoin accru de transparence.

La conception des documents permettra à la direction juridique, en amont, de prendre de la hauteur pour mieux se raconter, séduire et s’ouvrir, mais aussi de justifier certaines mesures ou dépenses.

Ensuite, lors de la formalisation du document, il est conseillé par souci d’efficacité :

- de fournir des chiffres, toujours plus parlants que de longs discours, mais en prenant bien soin de donner du sens à ces données chiffrées ;

- de présenter une synthèse attractive de la stratégie de la direction juridique en montrant la cohérence des mesures et le «fil rouge» (il ne s’agit pas de fournir une liste indigeste d’actions !) ;

- de s’ouvrir aux autres services et de ne surtout pas faire une présentation narcissique (témoignages sur les bénéfices récoltés par différents services, interviews de partenaires, clients, autres services.) ;

- d’intégrer des visuels afin d’obtenir l’impact le plus fort, de toucher les sens et l’émotion du lecteur pour être plus séduisant et marquant ;

- d’illustrer par des schémas et des courbes d’évolution, pour mettre en avant des tendances ;

- de rester très «pédagogique» et accessible pour faciliter la communication avec les autres services ;

- de fournir des informations pratiques, permettant à chacun de mieux comprendre le rôle des membres - de la direction juridique et aussi comment les contacter ;

- d’humaniser le document en ajoutant des photos - de l’équipe qui renforceront les liens entre les personnes physiques de l’entreprise ;

- d’animer éventuellement par des vidéos sur la version numérique, le son et l’image faisant «vivre» le document.

Utiliser le bimédia pour partager dedans et dehors

L’outil de communication qui présente la direction juridique sera de préférence bimédia pour assurer une meilleure diffusion.

L’outil papier de présentation de la direction juridique sera complété par une version électronique pour une meilleure diffusion, une meilleure interactivité et un meilleur partage sur les réseaux sociaux.

Il sera ainsi diffusé en interne, ce qui permettra au service juridique de rendre des comptes, d’expliquer ses choix, d’optimiser son budget, de développer ses liens avec les autres services ou directions juridiques du groupe, de motiver ses équipes juridiques et de rassurer, ce qui est essentiel en période de crise, de mondialisation et d’inquiétude.

L’outil sera aussi partagé en externe pour valoriser l’image même de l’entreprise et sa bonne gestion juridique à l’extérieur et auprès des médias.