De Gaulle Fleurance & Associés (DGFLA) a opéré une refonte de son système d’information pour permettre à ses équipes de travailler de façon plus autonome. Retour avec Xavier Cotinat, directeur des systèmes d’information (DSI) du cabinet, sur ce chantier stratégique qui s’est achevé, alors que s’ouvrait le premier confinement sanitaire.
Quand et pourquoi ce projet informatique très structurant a-t-il été acté ?
Il y a trois ans, les avocats ont exprimé le souhait de pouvoir travailler de façon beaucoup plus autonome et plus mobile. Le cabinet, qui a ouvert une filiale à Abu Dhabi en avril, avait par ailleurs des projets de développement notamment à l’international. Or, notre système d’information (SI) avait besoin d’être modernisé pour répondre à ces différentes exigences. Un plan directeur à trois-cinq ans a été élaboré, avec l’aide d’un consultant externe qui officiait déjà en tant que DSI pour DGFLA jusqu’à mon recrutement il y a deux ans et demi.
Rétrospectivement, le timing de ce chantier a été parfait par rapport à l’éclatement de la « crise Covid » ?
Au moment du premier lockdown, nous avions encore une quinzaine d’utilisateurs à faire migrer. Nous finissions les derniers ajustements au niveau de la plateforme. Cela a donné beaucoup de confort à ce moment-là aux utilisateurs, même si tous les process, à l’instar de la facturation, ne sont pas encore entièrement digitalisés. Les avocats ont été capables de faire des audio et vidéoconférences en Teams ou Zoom ainsi que des signatures électroniques avec leurs clients sans problème. Comme nous avons une gestion électronique des documents depuis de nombreuses années, ils ont aussi pu facilement y accéder.
Quels critères de sélection des prestataires ont été les plus importants pour vous ?
Une des principales complexités était de devoir répondre à des besoins différents, car les associés, les collaborateurs et les salariés, qui exercent essentiellement des métiers de support (accueil, facturation, reprographie, etc.), n’ont pas les mêmes bases contractuelles de travail. Par conséquent, les process informatiques devaient être adaptés en fonction des différentes populations opérant au sein du cabinet. Le consultant externe a passé en revue l’ensemble des besoins des utilisateurs. Il a rédigé le cahier des charges et lancé l’appel d’offres. Deux sociétés ont été retenues et notre choix final s’est arrêté sur VMware pour la centralisation des données, la gestion globale et uniforme des postes de travail physiques ainsi que leur sécurisation. L’entreprise de services numériques (ESN) Selceon s’est occupée des études puis du basculement vers le nouveau SI. Nous avons opté pour une solution de virtualisation des postes (Vmware Horizon) et MDM (Wmware Workspace One) nous permettant de rationaliser la gestion des postes de travail et des terminaux, tout en déployant rapidement applications et mises à jour. Parmi les critères essentiels retenus figuraient la sécurité, la « scalabilité », c’est-à-dire la capacité de l’infrastructure à suivre la croissance de la société, l’ergonomie et le prix qui devait rester abordable. Le budget, qui comprenait l’achat de serveurs, de licences VMware, MS, PALO, de postes de travail physique, de prestations, d’outils d’administration et de supervision, a été d’environ 3 millions d’euros.
Comment avez-vous assuré un déploiement efficace de ce nouvel environnement ?
Nous avons mené une expérience pilote avec 20-30 personnes, puis nous avons déployé le nouveau système auprès de groupes de 15-20 individus par semaine. L’accompagnement au changement, mené en parallèle du déploiement, fait sur quatre à cinq mois entre la fin 2019 et le premier trimestre 2020, a été essentiel. Des formations des différentes populations ont été réalisées avec des techniciens en présentiel lors de la prise en main du poste physique et virtualisé (VDI). Le volet organisationnel a constitué un vrai défi, car ces trainings devaient être réalisés rapidement : environ deux heures pour les avocats et une demi-journée pour le reste du staff. Il fallait donner un maximum d’informations en un temps réduit, ce qui pose toujours des difficultés en termes d’optimisation du contenu délivré. D’où la nécessité de faire repasser les techniciens le jour J, et par la suite aussi pour répondre aux éventuelles interrogations.
Si vous deviez refaire ce projet, que feriez-vous différemment ? Qu’avez-vous appris ?
La centralisation et la récupération des données ont constitué un gros travail, car il fallait s’assurer qu’après la migration, chacun puisse retrouver son environnement de travail et ses data. Le temps passe toujours trop vite. Peut-être qu’une expérience pilote avec plus de bêtatesteurs et sur une période plus étendue aurait été utile. Enfin, le timing de formation reste un point à améliorer, car la disponibilité des avocats est comptée. Or, nous avons toujours de nouvelles recrues à former donc il nous faudra retravailler ce chapitre. Cette expérience m’a permis de mieux connaître les spécificités et les besoins des métiers en interne. Au demeurant, nous accompagnons les avocats sur le volet IT des réponses soumises lors des appels d’offres lancés par leurs clients. De leur côté, les utilisateurs ont compris de façon plus tangible les enjeux de sécurité, ce qui a abouti à la suppression des clés USB pour les transferts de fichiers, pour ne citer qu’un exemple.
